La Conciliación Bancaria

¿Sabes si has duplicado pagos a tus proveedores o enviado transferencias a beneficiarios equivocados?

El hecho de que no te hayas enterado no significa que NO pasó; como responsable del área tienes que asegurarte que no pase y por el contrario identificar cuando esto ocurra; precisamente, es por ello que la conciliación bancaria ejecutada diariamente, representa el control interno más importante que deben de implementar los departamentos de Finanzas en todas las empresas con independencia de su tamaño. La existencia de los controles también mitiga pro-activamente la ocurrencia de un fraude; sin embargo, en caso de presentarse, una conciliación automática y efectiva podrá identificarlo con inmediatez, evitando su propagación a una escala mayor.

A través de herramientas, procesos, procedimientos y reglas que en su conjunto se conocen con como Control Interno; la administración dentro de las organizaciones previene la ocurrencia de fraudes y contribuye con las Normas de Información Financiera a darle integridad a la información que terminará en los registros del ERP y luego será presentada por medio de los Estados Financieros. Por un lado, los controles contribuyen a salvaguardar el valor de los accionistas; y por el otro, la información financiera constituye un pilar sólido y confiable con base en el cual los inversionistas toman decisiones asumiendo su apetito de riesgo.

El objetivo de la conciliación es minimizar posibles errores, identificar pagos duplicados, fraudes, robo y asegurar que todos los movimientos efectuados en la cuenta bancaria – salidas o entradas de efectivo – están asociadas a una transacción u operación y que estas se encuentran debidamente contabilizadas y documentadas. Una vez ejecutado este proceso el saldo de proveedores, clientes y bancos deberá mostrar las cifras reales. Es común que dentro de la Contabilidad se mantiene una cuenta con el nombre de “Partidas en Conciliación” para aquellos movimientos que no pudieron ser asociados con alguna transacción o que falta información para concluir el proceso; sin embargo, para prevenir cualquier contingencia y de acuerdo con las políticas internas dicha cuenta debe mantenerse con un saldo mínimo y durante algún tiempo razonable, – ¿cuánto es razonable?- depende de cada empresa, pero no es recomendable que tenga antigüedad mayor a 30 días.

Conciliación Paso a Paso

El proceso de conciliación inicia con la recepción de los estados de cuenta bancarios, mismos que serán comparados contra los movimientos en las cuentas de efectivo del sistema de tesorería; sin embargo, hay que considerar que en los extractos bancarios hay

movimientos que no precisamente son efectivo, como los cheques en tránsito y los abonos salvo buen cobro.

1. El sistema de tesorería consume los extractos bancarios y con base en las reglas determinadas compara los movimientos automáticamente, dejando como partidas en conciliación aquellos que no se corresponden, entre ellos puede ser: comisiones cobradas en el banco que no están registradas en el sistema o pagos generados en el sistema de tesorería que el banco no procesó (devoluciones o rechazos), depósitos no identificados.

2. Realizar los registros correspondientes en el sistema de tesorería con respecto a las comisiones, desaplicar los pagos no efectuados y rechazados.

3. Comprar los saldos del extracto bancario contra el saldo en las cuentas de efectivo del sistema de tesorería que deben ser iguales.

4. Investigación sobre las partidas en conciliación, generalmente son aquellos depósitos en efectivo y cheques sobre los cuales no se tienen elementos para aplicar. Enviando los detalles del movimiento al banco, ellos pueden rastrear alguna información clave para su identificación.

Con este proceso podemos identificar:

• Ingresos y gastos pendientes de contabilizar

• Registro de los gastos por comisiones bancarias que generalmente debitan directamente en la cuenta.

• Identificar si el gasto por comisiones está correcto

• Registrar el ingreso por intereses sobre inversiones de chequeras productivas.

• Identificar la duplicidad de cobros y pagos por errores u omisiones.

Con Saccsa Software el proceso antes descrito se puede hacer automáticamente, por lo que fácilmente podrás identificar los problemas y solucionarnos rápidamente.