¿Resistencia al Cambio o Desconocimiento de los Beneficios de Implementar un Treasury Management System?
Si el Excel es historia, ¿Por qué las Tesorerías Corporativas no se han Digitalizado?
El mundo ha cambiado y la transformación tecnológica avanza aún más rápido, sorprende que en el siglo XXI todavía haya compañías que tienen como base para la toma de decisiones la información en diversas hojas de cálculo que concilian manualmente y comparten a través de correos electrónicos con los riesgos que eso conlleve. Es verdad, que hace algunos años las plataformas para la gestión de Tesorería eran consideradas una posibilidad para cierto sector privilegiado, nos referimos a corporativos que tienen acceso de ejercer presupuesto en CAPEX y que tienen un gran equipo de técnicos en Tecnologías de Información (TI) ya que dichas implementaciones no solo eran costosas sino intensamente demandantes de equipo experto en la creación de interfaces para comunicar a los sistemas.
Ahora hay una oferta más amplia de plataformas en el mercado, la pregunta es ¿Por qué no se han modernizado las áreas de Tesorería Corporativa?
En retrospectiva sobre mi trayectoria profesional y haciendo un recuento de la experiencia en las diferentes empresas con las que he laborado, el común denominador era y sigue siendo, su total confianza en utilizar a la plataforma universal, el Excel de Microsoft, para construir modelos, desarrollar su planeación financiera, generar reportes de todo tipo a través de la recolección de varias plantillas de Excel a través de la organización elaboradas con toda la heterogeneidad que nos podamos imaginar para que luego el equipo de finanzas invierta largas horas homologando formatos y conciliando la información para crear una base relativamente sólida para la toma de decisiones. Esto se repite, cada mes para el cierre contable, cada trimestre para el reporte de resultados y luego cada año una vez más, para el presupuesto, las auditorías, los proyectos especiales.
Entonces concluimos que gran parte del tiempo que el equipo de finanzas invierte en su día a día es la recolección y conciliación de información, dejando un margen muy reducido al análisis de información y la creación de propuestas de negocio estratégicas, porque apenas han terminado de conciliar el cierre contable del mes anterior cuando ya el 50% del mes ha transcurrido y por ende las tareas van con un retraso similar o ligeramente más crítico. Más sorprendente aún, dos de los principios fundamentales de la Contabilidad son: a) la integridad de la información, después de comentar la heterogeneidad de las hojas de cálculo, el tiempo para la integración y conciliación me atrevo a poner en tela de juicio la existencia de este principio reflejada en los estados financieros y b) la oportunidad, el tiempo que toma realizar el cierre contable y el considerable retraso en reflejar la información del día a día en el sistema contable, deja al descubierto que los CFO’s tengan información disponible con el tiempo requerido para que las decisiones sean oportunas. Ahora es claro, que las empresas van apagando fuegos todo el tiempo porque cuando accionan siempre será reactivamente y no de manera anticipada ante los problemas y las contingencias.
Quienes se hayan tomado el tiempo en analizar el costo de este caos, seguramente habrán descubierto que resulta menos costoso implementar una plataforma que digitalice y robotice procesos recurrentes que no requieren toma de decisiones sino simplemente una ejecución y un registro automático en los libros contables, todos esto en cuestión de minutos, con margen de error muy controlado y con los niveles de seguridad antifraudes necesarios.
No me queda más que pensar que los departamentos de Tesorería Corporativa no se han modernizado por la falta de conocimiento y la visión de todos los beneficios que se pueden obtener con un Treasury Management System (TMS) – Sistema de Gestión de Tesorería – el costo en la actualidad se cubre al 100% y de manera automática con los beneficiosos que van desde la mitigación de contingencias, la toma de decisiones oportuna, la obtención de información clave para la negociación, el control de presupuestos, la educción de gastos, la ejecución de procesos controlados que se traducen en calidad operativa y valor agregado para el cliente, hasta un mejor entorno de trabajo y calidad de vida para los especialistas de finanzas; ya que, en 2020 con el nivel de tecnología que existe, los especialistas de finanzas no deberían pasar gran de horas extra procesando cierres contables durante una, dos, o tres noches continuas para cuadras las cifras y podría decir que muchas veces, se quedan con cierto descuadre, quizá no material, pero todo suma y todo resta cuando se trata de rentabilidad.
Centremos nuestra atención por un momento en el siguiente caso:
- ¿tus bancos te cobran las comisiones que negociaste o las que el banco puso unilateralmente en el contrato?
- ¿sabes cuánto pagas de comisiones a cada banco por las cuentas, transacciones y servicios que tienes contratados?
Si hoy decides reunirte con el banco para negociar los gastos y no tienes información de volumetría y transaccionalidad, seguramente poco o nada podrás hacer, pero si no tienes una plataforma entonces necesitas que uno de tus analistas dedique cierta cantidad de horas en extraer información histórica de cada banco, algunos tendrán más y otros menos datos históricos almacenados en la memoria, los extractos van a ser totalmente diferentes y después de varias horas y días la información no será precisa. En principio negociar con información incompleta ya representa un sesgo.
También me ha tocado ver que firmas un acuerdo con el banco estableciendo cierto porcentaje de comisiones y en la práctica el monto cobrado podría ser diferente, pero tienes tantas actividades urgentes e importantes que estos temas no los revisas porque significaría gran cantidad de horas para integrar el costo de tus comisiones por banco.
En cualquiera de los casos anteriores, quizá es menos peor dejar las cosas como están y continuar con el retrasado día a día, para no atrasar aún más los procesos manuales.
Desde la perspectiva de un inversionista, accionista o acreedor, se ve crítico confiar en la calidad de la toma de decisiones cuando ésta se lleva a cabo con información desactualizada o actualizada pero no oportuna. Quizá hace algunos años podríamos ser poco sensibles a esto, pero hoy es imperdonable porque la velocidad en la que ocurren las transacciones en el mercado. El objetivo del área de Tesorería no ha cambiado, pero los medios no tienen porque seguir siendo los mismos cuando hay una amplia gama de oportunidades.
¿Qué porcentaje de la transformación de procesos manuales a la digitalización de funciones obedece a la resistencia al cambio? Quizá nunca lo sabremos, pero el miedo a lo desconocido siempre paraliza.
Uno de los aspectos que encarece la implementación, es que los clientes prefieren que la plataforma se adapte a sus procesos muy particulares y nosotros podemos hacerlo porque la herramienta es flexible y configurable, pero es muy cierto que muchas otras veces el proceso es el que debería estandarizarse. Históricamente se ha encontrado en empresas que no revisan sus procesos de manera continua ineficiencias por la ejecución de tareas que con el paso del tiempo han dejado de agregar cualquier tipo de valor y sólo se sigue procesando por cubrir un listado de funciones. Es recomendable que no se automaticen procesos que no tienen sentido; 1) no agregan valor y 2) generan modificación a una plataforma estándar.
En Saccsa, hemos creado una plataforma muy robusta, pero al mismo tiempo muy sencilla. La implementación se hace sobre las necesidades del cliente, tenemos un equipo experto en las funciones de Tesorería por lo que la interlocución entre el usuario final y el consultor es transparente, entendemos los puntos críticos, seremos muy sensibles en entender la urgencia de ciertos procesos, las prioridades, y luego, cuando la compañía haya evolucionado y requiera funcionalidades adicionales únicamente las adicionamos y estará en posibilidad de ejecutarlas en poco tiempo.
Un atributo muy valioso, es que el TMS de Saccsa es intuitivo, aunque después de todas las implementaciones se realizan sesiones de entrenamiento y siempre estaremos disponibles para cualquier duda o reforzamiento en capacitación, la plataforma es muy intuitiva y tienen un motor de búsqueda de palabras claves que te desplegaran las posibles opciones que estás intentando consultar, educativamente es muy enriquecedor y no requerirás largas sesiones ni leer complicados manuales.