El manejo de la tesorería en una institución financiera es una de las virtudes que más se pueden aprovechar para que el rendimiento general se vea mejorado en un periodo de tiempo determinado. La misión de toda organización es la que sus finanzas sean bien administradas y otorguen la capacidad financiera para crecer en un periodo de tiempo determinado, para ello llevar la correcta administración requiere de puntos importantes que los administradores de ésta área en particular deben poner atención en 3 puntos medulares como lo son las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y el inventario entre otras .
Manejo de la tesorería en una organización
Las tesorerías son quienes custodian, adminsitran y recaudan el efectivo en una organización, lo controlan a través el monto retenido y su liquidez. Las dos palancas de esto son a través del tamaño del balance general y la rigidez relativa (liquidez) de los activos y pasivos mantenidos. Su gestión de esto permite los fundamentos básicos de una organización: permitir que los equipos operen y realicen actividades asegurándose de que haya efectivo disponible, ya sea en la caja chica o en una redada oportunista de fusiones y adquisiciones.
Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar es el punto central de la cobranza, obtener el dinero del cuál se obtendrán los recursos
Los procesos de cuentas por cobrar permiten de una manera más ágil y transparente a cualquier negocio o empresa realizar la comparativa de los ingresos que se acumulan durante un determinado periodo de tiempo, y con estos datos, obtener la comparativa de los ingresos y egresos, así como saber todos los aspectos que aún se necesitan cobrar al compararlos con los datos internos y de los proveedores, realizando una conciliación de datos.
Según datos del Banco de México, las cuentas por cobrar en ocasiones superan el 25% de los activos de una empresa, lo que quiere decir que una hasta un cuarto de los activos de una organización no son fijos, sino están esperando a ser cobrados. Esto es un dato que las tesorerías deben tomar en cuenta dado que tener una cantidad “volando” no puede ser tomada en cuenta en los prepuestos e inversiones dado que no se pueden ocupar.
En la gestión de cuentas por cobrar es donde se realiza la visibilidad de los estados de cuenta, la antigüedad de saldos y el pronóstico de cobranza de clientes, lo que da certeza sobre cuál es el mejor momento para fijar fechas de pago de los clientes con el beneficio de asegurar el flujo de efectivo en la empresa y así tomar decisiones con base en pronósticos claros y tan determinantes como realizar una inversión en el crecimiento del negocio.
- ¿Cómo mejorar los procesos de cuentas por cobrar?
Mejorar los procesos de cobro es una de las tareas base de la tesorería; desde la facturación eficiente cubriendo todos los aspectos, no dejando pasar tiempo a la espera de la respuesta de un cliente, incluso automatizando los cobros involucrando también a las áreas comerciales y especializadas; así como buscar la factibilidad de contar con seguros
de crédito en caso de moratorias.
Cuentas por pagar
La realización de pagos en tiempo y forma es un indicador de solvencia, capacidad y seriedad de una organización. Por este motivo, la tesorería que es quien se encarga de gestionar las cuentas por pagar debe buscar el equilibrio entre financiamiento con proveedores y cumplir puntualmente con los compromisos de pago adquiridos.
Las cuentas por pagar se forman a través de diferentes créditos comerciales que va adquiriendo una empresa. Estos son también los que le conceden los proveedores y acreedores a ésta con el fin del desarrollo de su actividad económica. En todas las organizaciones, pero sobre todo en las empresas con una alta actividad financiera la contabilización y gestión de estas cuentas debe ser llevada a cabo por la tesorería para gestionar lo que “se debe” y lo que “se gana” con el fin de realizar un balance saludable para las finanzas de la empresa.
- ¿Cómo mejorar los procesos de cuentas por pagar?
Se pueden lograr muchas mejoras en el proceso de cuentas pode pagar, por ejemplo minimizar los pagos anticipados con proveedores nuevos. También existen casos en los que se puede llegar a un caso más difícil en el que es necesario llevar a cabo pláticas de negociación sobre los plazos de crédito, para que éstos sean lo más holgados posibles o incluso en la búsqueda de ahorro se puede negociar con los proveedores y optar por los que ofrezcan descuentos por pronto pago. Esto dará mayor tiempo de planificación en los presupuestos para lograr pagar las cuentas sin demorar ni tener que pagar intereses.
Inventarios
Los inventarios son fundamentales negocios de comercialización y fabricación de productos y/o servicios. La capacidad de atender la demanda de forma óptima debe ser la prioridad con los clientes y el mercado que exige cada día la inmediatez de conseguir lo que se pide, por lo que contar, literamente, los productos, servicios, activos existentes es ya una obligación en cualquier organización.
El control de inventarios consiste en comprender, contar y administrar lo que se tiene, igualmente saber dónde y en qué condiciones se encuentra un producto o servicio a ofrecer. Del mismo modo se debe llevar un registro que con exactitud revele cuándo entran y salen las existencias todo esto con el fin de reducir los costes, acelerar el cumplimiento de pedidos, supervisar el stock y prevenir el fraude.
Para tener un inventario en óptimas condiciones, es necesario atender la necesidad de revisar de forma periódica una revisión física de los activos que comprenden la empresa.
- ¿Cómo mejorar los procesos de inventario?
Programar, dependiendo los cierres de actividades de ejercicio (mensuales, trimestrales, semestrales o anuales), el conteo general de estas activos fijos tanto tangibles como no tangibles.ambién es un buen procesos de mejoramiento el monitorear los patrones de demanda por periodo.
Así también definir los niveles mínimos de inventario que se requieran para satisfacer la demanda actual y con vistas en el siguiente ejercicio, es decir, si una empresa sabe que en un periodo de tiempo determinado se consume más cierto producto o servicio, preveer el stock necesario para esa ocasión, así se tomarán decisiones para aumentar o disminuir según la demanda y controlar la merma.
La gestión de tesorería no sólo es la obtención de datos estadísticos, requiere muchas áreas en las que se puede enfocar el avance de una empresa. Hoy en día los administradores de una tesorería pueden realizar sus tareas diarias utilizando herramientas que mejoran mucho los procesos antigüos de hojas de cálculo o incluso a mano; deben ir más allá buscando la previsión de más alto nivel como resultado de su buen manejo, actualizando la manera de trabajar, automatizando procesos.
Gestión de tesorería con Saccsa
Evaluar y tomar decisiones sobre la parte financiera del negocio, conocer sus números, su inventario, las cuentas por pagar y por cobrar, tener un sano flujo de efectivo, automatizar los procesos contables, contar con un sistema seguro, robusto de oportunidades es también asegurarse de que una organización proyecte a sus colaboradores el rumbo hacia dónde se dirigen, innovar diariamente con reportes claros y precisos, todo esto lo puedes lograr con la solución financiera que Saccsa ha desarrollado.
