La contabilidad financiera de una empresa es la espina dorsal para sostener a una empresa, requiere de mucha precisión, análisis y buena planeación para llevar procesos contables satisfactorios que vuelvan rentable a cualquier a una organziación. Existen múltiples herramientas para desarrollar las tareas diarias que se requieren para lograr un adecuada contabildiad financiera, sin embargo en el panorama aparece una indispensable acción: es la conciliación bancaria.
¿Qué es la conciliación bancaria?
Esta tarea financiera nos ayudará a reconocer cómo se hizo el gasto o ingreso y en qué período determinado haciendo una cuadratura con el ejercicio con una institución bancaria. Cuando una empresa recibe su recibo bancario ya sea semanal o mensual, en condiciones ideales, las transacciones en el extracto deben coincidir con las transacciones en el reporte interno de la empresa. Al proceso de comparar los registros financieros internos de la empresa con el extracto bancario se denomina como Conciliación Bancaria.
La conciliación bancaria es un proceso que te permite comparar el valor de los apuntes contables que la empresa tiene registrados con el valor de los movimientos bancarios de las cuentas con las que opera tu negocio.
¿Para qué sirve una conciliación bancaria?
- Conocer con exactitud ingresos y gastos pendientes de contabilizar
- Registrar los gastos por comisiones bancarias que generalmente se cobran directamente en la cuenta.
- Identificar si el gasto por comisiones es correcto
- Toma de decisiones más precisas al poder contar con datos exactos de efectivo, planeando así un presupuesto
- Datos fiables ante una auditoría
- Registrar el ingreso por intereses sobre inversiones de chequeras productivas.
- Identificar la duplicidad de cobros y pagos por errores u omisiones.
- Tener control sobre pagos y devoluciones a clientes y proveedores.
Este procedimiento, cuyo principal objetivo es mantener las cuentas y los movimientos bancarios bajo control, debería realizarse al final del mes, comparando el extracto de la entidad bancaria con las operaciones registradas de gastos e ingresos durante ese periodo de tiempo.
¿Cómo realizar una mejor conciliación bancaria?
El proceso de conciliación inicia con la recepción de los estados de cuenta bancarios, mismos que serán comparados contra los movimientos en las cuentas de efectivo del sistema de tesorería; sin embargo, hay que considerar que en los extractos bancarios existen movimientos que no precisamente son efectivo, como los cheques en tránsito y los abonos salvo buen cobro.
- El sistema de tesorería debe consumir los extractos bancarios y con base en las reglas determinadas compara los movimientos automáticamente, dejando como partidas en conciliación aquellos que no se corresponden, entre ellos puede ser: comisiones cobradas en el banco que no están registradas en el sistema o pagos generados en el sistema de tesorería que el banco no procesó (devoluciones o rechazos), depósitos no identificados.
- Se realizan los registros correspondientes en el sistema de tesorería con respecto a las comisiones, desaplicar los pagos no efectuados y rechazados.
- Realizar la comparación de los saldos del extracto bancario en paralelo con el saldo en las cuentas de efectivo del sistema de tesorería: para que cuadren deben resultar en los mismos números.
- Si existe un excedente sobre las partidas en conciliación, generalmente son aquellos depósitos en efectivo y cheques sobre los cuales no se tienen elementos para aplicar. Enviando los detalles del movimiento a la institución financiera, se puede rastrear la información clave para su identificación.
La importancia que tiene la conciliación es minimizar posibles errores, identificar pagos duplicados, fraudes, robo y asegurar que todos los movimientos efectuados en la cuenta bancaria como entradas y salidas de dinero que están asociadas a una operación mientras se encuentran debidamente contabilizadas y documentadas. Una vez ejecutado este proceso el saldo de proveedores, clientes y bancos se muestran los datos reales financieros.
La utilización de un software especializado en procesos de tesorería como el de Saccsa será mucho más sencillo gestionar este y otros procesos contables en una empresa. Además de sistematizar por completo la información, esta herramienta te permite generar la conciliación bancaria de forma automática, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y recursos de incalculable valor.
Automatización como solución a la conciliación bancaria
La automatización de conciliación bancaria puedes ser capaz de realizar los procesos de lectura de estados de cuenta bancarios con servicio host to host a multiples servicios de bancas electrónicas por un sólo canal, el cual reconoce por cada entidad bancaria tanto las comisiones, los intereses, el IVA a a pagar, las transacciones entre muchas otras operaciones que facilitan la conciliación bancaria mensualmente con los datos obtenidos en ese periodo.
- Solución modular con integración a ERP’s.
- Concentración de datos de los participantes: bancos, fintech, corresponsales, proveedores y clientes.
- Revisar datos desde plataforma con acceso web.
- Llevar al día los registros contables con base a las reglas establecidas, configurables y ajustables.
- Reportes de control para supervisar las funciones.
- Monitoreo de transacciones en tiempo real.
- Identificar duplicaciones en cobros y/o pagos
Cuando una organización lleva a cabo el manejo de tesorería con el sistema que Saccsa ha desarrollado para el Core Bancario, tiene la posibilidad de registrar y contabilizar las cuentas reales, cheques emitidos, depósitos, notas de débito y notas de crédito para determinar y visualizar la disponibilidad bancaria de la empresa de forma automática e incluso tener los reportes de forma inmediata.
La mejor forma de hacer una conciliación bancaria sin duda es un software de tesorería como el que Saccsa ofrece y que se conecte de forma diaria y automática con el host de los bancos para registrar los nuevos movimientos bancarios y realizar así la conciliación bancaria de manera automática.