Software de pagos: Ventajas y Desventajas

El objetivo de cualquier organización en el área financiera es la de poder controlar todos los movimientos de efectivo de un negocio o empresa de manera eficiente. Darle la capacidad al área de tesorería y finanzas de crecer con herramientas como software de pagos otorga una ventaja en el mercado al desarrollar y controlar cualquier proceso contable interno que tenga que ver con la salidad de efectivo de forma inmediata, esta puede ser la diferencia entre el tiempo de crecimiento y la posición en el mercado de una empresa.

¿Qué hace un software de pagos?

Un software de pagos se trata de un sistema digitalizado completamente en línea, el cual se encargará de administrar todos los pagos que tu negocio debe hacer a proveedores, empleados, socios y autoridades fiscales para cumplir con sus obligaciones. Un software pagos se encarga de gestionar el exigible a corto plazo: proveedores y efectos comerciales a pagar, reportes con documentos que recogen las operaciones de la actividad de la empresa, así como otros documentos de origen diferente como los acreedores, gestión de deudas financieras a corto plazo entre muchas otras operaciones que se pueden automatizar para mantener un control fijo y estable del flujo de efectivo en una organización.

Software de pagos ventajas y desventajas

Ventajas de contar con software de pagos

• Gestión de pagos a proveedores. Los proveedores de la empresa representan una parte esencial en los productos y servicios que se utilizan diariamente, los pagos a estos son medulares para contar con dichos artículos o servicios, para ello el pago debe ser puntual y preciso para no incomodar las rutinas de trabajo de los trabajdores. Con un software de pagos se gestionan de forma automática los pagos a los proveedores para evitar retrasos o errores en la facturación, así se tendrá un control total sobre el manejo de estos.
  
• Emisión de facturas. La facturación representa la manera más eficiente de cuadrar los pagos y cobros de una empresa, con ellas se puede gestionar todos los procesos contables y de administración interna, especialmente en el apartado de emitir, consultar, eliminar y crear facturas electrónicas (CFDI) con todas los requerimientos que el SAT necesita.
  
• Realizar controles, auditorías e inspecciones. El control auditor de cualquier empresa hacia su departamento de tesorería y finanzas es vital para lo reportes mensuales y anuales; con un sistema digital que automatice los registros de pagos a proveedores, trabajadores y a la facturas que se necesiten llevar el dinero, se puede ser preciso en el control del flujo de efectivo, así evotar errores humanos y poder realizar auditorías internas de mayor eficiencia.
  
• Controlar el vencimiento de adeudos. Si bien los adeudos representan pérdidas a futuras para cualquier cuenta, estas deben evitarse de cualqueir manera, ya sea por error humano o por no tener el suficiente cuidado para que en el desgloce de costos se contemplen estos en el presupuesto de gastos. Con un software de pagos se podrán evitar las demoras y vencimiento de pago de adeudos proponiendo planes de pago para cada cuenta en el periodo deseado, así se evitará la mororsidad de cualquier manera y evitar pagar recargos e intereses. Podemos, además,  programar pagos y cobros para recordar que debemos realizar ciertas acciones, como pagos no automáticos.
  
• Desglose de costos. Cada cosa tiene un costo, desde el pago de impuestos, nómina, pago a proveedores y costos extra que debe asumir la organización financiera. Con el software de pagos se podrá obtener por medio de reportes y listados, la información exacta de cada gasto, la cantidad y la fecha de todas las salidas de dinero, para evitar así problemas con repeticiones de pagos y tener un control diario del flujo de efectivo.
  
• Definir aprobaciones. Con un robusto software de pagos también es posible obtener aprobación de los altos mandos sobre la salida de dinero. Si bien los gastos de cada empresa pueden variar dependiendo sus necesidades, con el sistema de aprobación se puede dar la autorización a través de notificaciones de la salida de efectivo hacia una cuenta ya determinada, obteniendo el registro de la aprobación y continuando con la pirámide de trabajo. Se pueden también automatizar los pagos de hasta cierta cantidad de dinero, si el monto rebasa el tope establecido se necesitará de aprobación de un mando para poder ejecutar la operación haciendo efectiva la cadena de mando en quien recae la responsabilidad. 
  
• Optimización del flujo de caja. Automatizar los flujos de trabajo de administración de proveedores esenciales en todo el proceso de cuentas por pagar, dando prioridad a la eficacia y velocidad del sistema. Eso significa un mayor enfoque en los análisis de alto valor, percepciones, y la optimización del flujo de caja y menos frustración y pérdida de tiempo.
  
• Mejorar la eficiencia de trabajo. El sistema de pagos te hace más eficiente. El software de pagos genera procesos automatizados y configurables para mejorar los controles internos. Se definen los flujos de trabajo, aprobaciones y controles internos para alinearse con la forma en que opera tu empresa. Eso también significa que tiene visibilidad en el proceso de cuentas por pagar enteras para asegurar la rendición de cuentas a los auditores internos y externos.
  
• Emisión de reportes. Los reportes mensuales del dinero se deben cuadrar para tener un control de efectivo sano y preciso; el software de pagos facilita la realización cualquier consulta en tiempo real de la información existente en la base de datos, de forma ágil y rápida. Por otra parte, las soluciones que se ofrecen hoy en el mercado permiten crear informes y cuadros de mando para facilitar el análisis del rendimiento por medio de los reportes.
  
• Ahorro de costos y tiempo. Esto se debe a que el tiempo que antes se dedicaba a la gestión de facturas emitidas y recibidas, ahora puede destinarse a otros procesos. La automatización de pagos agiliza los tiempos de espera, y la emisión automática de facturas tiene el mismo resultado.

Desventajas de un software de pagos

• Proceso de pagos menos humano. Si bien el ahorro de tiempo de trabajo y esfuerzo al automatizar los pagos a cuentas de clientes y proveedores es una ventaja, para muchas empresas que aún no consiguen un software de pagos ponderizar las relaciones humanas es aún un trabajo importante. Que se realicen de esta forma los pagos boraa casi por completo el factor humano y “enfría” las relaciones que podrían tener entre empresa y clientes y/o proveedores.
  
• Los pagos pueden llevar más tiempo de lo esperado. Una de las principales desventajas es que cuando se necesita realizar un pago de manera inmediata pero ya no es el horario de servicio lo más probable es que este se vea reflejado hasta el otro día, esto porque los métodos de pago electrónicos están regulados por instituciones que ya tienen un horario establecido.
  
• Necesidad de protección adicional. La protección de datos es vital para el buen funcionamiento en el manejo financiero ya que se está usando información personalísima, por ello la necesidad de sistemas más sofisticados para la protección de los mencionados es importante, esto debido a que las técnicas de fraude han aumentado con el paso de los años en temas de finanzas digitales. No obstante esto no quiere decir que se deban descartar, esto incluye además la capacitación del personal y los contantes avisos de privacidad con los clientes y/o proveedores, bancos u organizaciones con las que se tenga trato para haccer saber información importante como saber detectar los sitios falsos, una conexión de internet confiable, estar atentos al Phishing, proteger los dispositivos y realizar estados de cuenta al finalizar la operación.

Solución al flujo de efectivo con software de pagos

La importancia del área de finanzas de cualquier organización se centra en el control de los flujos de dinero, ya que gestiona las entradas de efectivo por parte de los clientes, así como las salidas de dinero para el pago a proveedores. Llevar una gestión manual implicaría arriesgarse a no tener la seguridad para las operaciones diarias, o peor aún, la empresa no pudiera planificar el crecimiento a mediano o largo plazo. 

Escapa de los procesos manuales de productividad para las cuentas a pagar. Con nuestro Sistema de cuentas por pagar, Saccsa ha desarrollado el software de Pagos tu equipo de finanzas podrá automatizar los flujos de trabajo de administración de proveedores tácticos en todo el proceso de cuentas por pagar, dando prioridad a la eficacia y velocidad del sistema.