Cómo evitar fraudes en procesos financieros
El sector bancario, financiero y relacionados deben fijar controles muy exhaustivos a la hora de incorporar medidas de prevención de fraude, así como tener una serie de filtros sobre la gente con la que trabajen, ya sean empleados o clientes, se deben conocer los rasgos de éstos para una gestión del riesgo y la prevención del fraude para todo tipo de empresa y organización ya que son, en muchas ocasiones, objeto de prácticas fraudulentas.
Importancia de las estrategias para prevenir y evitar fraudes en procesos financieros
Utilizar estrategias para prevenir y evitar fraudes en procesos financieros es una tarea crucial para reducir pérdidas de dinero, confianza y seguridad. Todas las empresas deben tener en cuenta la importancia que tiene el generar planes para prevenir fraudes aunque en estos momentos existen muchas y diversas maneras de asegurarse de que no se cometan.
El fraude empresarial se presenta de muchas formas, pero principlamente se debe a tres grandes factores como lo son la apropiación indebida de activos, información de clientes, actos de corrupción y fraude o manipulación en los estados de cuenta.
Tanto la apropiación indebida de activos como la maniupulación de estados de cuenta representan pérdidas que pueden afectar directamente al desenvolvimiento del Cash Flow de una empresa al no contar las entradas de efectivo y contar con menos liquidez. Estas acciones involucran principalmente la omisión intencionada de información y la enagenación de bienes que resultan perjudiciales en las finanzas de cualquier empresa.
Principales acciones de fraude interno y externo en empresas
Acciones como inflar precios a proveedores y clientes, ingresos ficticios, malversación de fondos, conflictos de interés, desvío de fondos, sobornos, evasión de impuestos, pasivos que no se registran u omisión de reportes (skimming) contribuyen a una mala administración y por consiguiente una mala manera de llevar las finanzas de cualquier organización.
Los esquemas de corrupción ocurren cuando los empleados usan su influencia en transacciones comerciales para su beneficio mientras violan su deber para con el empleador.
Medidas para evitar fraudes en procesos financieros
Para prevenir el fraude interno y externo en todas las prácticas que se realicen en una empresa es el punto más importante para evitar acciones que conlleven al hurto de activos de una organización.
Es muy importante el implementar mecanismos que primero mitiguen el riesgo y después controlen por completo la administración de los recursos. Saccsa recomienda varios pasos para evitar fraudes en procesos financieros:
- Conocer y capacitar a los empleados y colaboradores
Conocer la manera de operar de los empleados y colaboradores puede ser una de las mayores ventajas de cualquier empleador en el mundo; no solo por el hecho de saber quiénes son los que operan la empresa, sino también porque al escucharlos, observalos, establecer una comunicación directa con ellos se pueden identificar comportamientos que pueden indicar la intención de cometer algún fraude. Es de suma importancia que los mandos conozcan y se involucren laboralmente con los empleados para conocer sus puntos de vista, así como conocer cómo es que realizan las actividades.
Dentro de conocer a los empleados se incluye la manera en la que las empresas los capacitan para conocer las múltiples tretas que se conocen para tratar de hacer caer a estos en un fraude como el phishing o las antes mencionadas.
Capacitar a los colaboradores es un primer paso, hacer especial énfasis con recordatorios frecuentes es una excelente manera de tener al tanto a los trabajadores sobre las medidas de prevención de fraude.
- Control de las operaciones internas
Los controles internos de una compañía hablan de cómo se gestionan las operaciones que hacen que ésta funcione. Se pueden asignar diversos programas para disuadir acciones fraudulentas con el fin de salvaguardar los activos como por ejemplo una efectiva gestión del Flujo de Efectivo, una conciliación bancaria ágil y reportes de cómo está fluyendo el dinero de la empresa tanto en salidas como en entradas; así como mecanismos de aprobación de la gerencia en cualquier monto que se considere más alto de lo común.
Documentar cada movimiento es una de las mejores opciones en la búsqueda de disminución de fraude interno como asegurarse de que los libros estén al día, los recibos coincidan y los comprobantes de pago estén actualizados.
- Conocer a los clientes
El proceso de conocer a los clientes y potenciales clientes es uno de los puntos en los que más énfasis se han puesto en los últimos años gracias a que los medios digitales hoy se han diversificado otorgando la oportunidad a casi cualquier persona en poder contar con los servicios financieros a través de sus dispositivos.
Las empresas deben llevar a cabo una identificación formal de los clientes mediante la presentación de documentos legales como INE, pasaporte, cédula profesional así como la utilización de datos biométricos como el Face ID, retinas y huellas digitales para comprobar la identidad de un cliente.
Gracias a los servicios digitales que con gran auge han aumentado la capcidad de las organizaciones para captar clientes, ahora están obligados a laidentificación en tiempo real de que el cliente sea efectivamente quien esté detrás del dispositivo, es decir, conocer en todo momento quién es realmente la persona que abre una cuenta o está realizando alguna operación.
- Usar tecnología y sotware que detecten prácticas fraudulentas
Una gran estrategia para prevenir fraude es la de utilizar programas que detecten conductas inusuales que bien pueden terminar en fraude y que puedan emitir alertas cuando una transacción sea llevada a cabo o incluso tener que pedir autorización por medios digitales a los altos mandos de la empresa para realizar operaciones con montos más altos de lo usual con el fin de que se analicen.
Tecnología como la que Saccsa ha desarrollado en sistemas de tesorería ayuda inmediatamente a integrar los movimientos financieros y a tener un informe más preciso.
Es importante monitorear y actualizar continuamente las estrategias de detección de fraude para garantizar que sean efectivas. Estos planes tienen en cuenta la información externa para vincularla con los datos internos. Los resultados de los planes de detección de fraude deberían mejorar sus controles de prevención.
Solución para prevenir fraudes en procesos financieros en empresas
La solución digital de Saccsa para procesos financieros provee a todas las empresas de útiles herramientas para que se tenga la máxima capacidad de cuidado en las operaciones que involucren dinero mientras se tienen las medidas de seguridad para la organización financiera.
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