La gestión de tesorería es la manera fundamental de cuidar las finanzas dentro de una empresa. Todas y cada una de las tareas que se realizan son cruciales para que todo funcione de la manera correcta, entre ellas se encuentra el proceso de conciliación bancaria que a pesar de tener un papel de cuadratura, no siempre termina por tener la precisión que requiere.
¿Qué tan importante es la conciliación bancaria de mi empresa?
La conciliación bancaria es un proceso contable que permite a las empresas comparar el valor de los apuntes contables que la empresa tiene registrados con el valor de los movimientos bancarios de las cuentas con las que opera tu negocio.
Una conciliación bancaria debidamente efectuada clarifica las finanzas al corroborar la cantidad correcta de efectivo disponible en una o varias cuentas bancarias; esto permite identificar las transacciones hechas en un periodo de tiempo así como conocer de primera mano las operaciones faltantes, sobregiradas, fallidas, erróneas, excesivas, desconocidas y hasta fraudulentas.
La manera de realizar esta operación de tesorería es relativamente simple, sin embargo ocupa un lugar muy importante en el orden de las tareas de la gestión de tesorería, así como tiempo y precisión que por un simple mal cálculo o el factor del error humano puede terminar en equivocaciones que cuestan dinero, tiempo y esfuerzo reparar. Para ello Saccsa ofrece soluciones reales a la conciliación bancaria.
Maneras de mejorar la conciliación bancaria en mi empresa
Existen varias maneras de mejorar la conciliación bancaria en empresa, empezando desde lo más básico hasta la optimización completa del área de tesorería, siempre existe una solución contable a las tareas de gestón financiera.
- Conciliar cuentas bancarias con regularidad
Tener práctica en las tareas de tesorería es una prioridad para que los procesos sean amigables con la gente capacitada para hacerlos. Conciliar las cuentas por cobrar y por pagar con regularidad evita sobresaltos que pueden pasar por alto dependiendo de la cantidad de operaciones. Realizar la conciliación bancaria con regularidad también desglosará la posición financiera en la que se encuentra la empresa conociendo así la cantidad real de liquidez gracias al flujo de efectivo, gastos generales y conocer las entradas y salidas de dinero.
- Precisar el tiempo que toman los procesos de tesorería
Tener el tiempo medido ayuda a categorizar las tareas que necesitan más esfuerzo. Cuando las tareas de gestión financiera toman un determinado tiempo que contrastan con otras operaciones, se necesitará más ayuda para que no se empalmen en tiempos y no postergarlas.
Programar la conciliación bancaria para realizarla en un momento específico del período es una buena manera de mantener el control sobre las finanzas de la empresa. Dependerá del volumen del flujo de efectivo que se tiene pero es importante realizarlo con constancia para no dejar periodos de tiempo incostantes.
Con un sistema que contribuya a automatizar los procesos de conciliación bancaria, se puede dar puntual seguimiento a todo el flujo de efectivo así como a todos los pasos que llevan a cabo en la misma conciliación, optimizando el tiempo y esfuerzos en otras áreas que también requieren atención.
- Monitoreo de operaciones con reportes
El constante monitoreo de las operaciones financieras de un negocio es vital para dar seguimiento al efectivo que se obtiene. Para realizar un seguimiento puntual acerca del rendimiento de la empresa, se puede permitir la obtención de informes o reportes sobre los movimientos monetarios de entrada y salida que se realizan.
Un sistema digital que permita generar reportes que ayuden a la tesorería y contabilidad a dar claridad a las cuentas por pagar y cobrar, salidas de efectivo, pago de impuestos, extractos bancarios, inventario entre otras, ayuda a mantener un estrcito control sobre las finanzas de la empresa al conocer puntualmente el desempeño financiero de ésta.
- Simplificar el trabajo con la automatización de procesos contables
La conciliación de cuentas por medio de bancos requiere que se ponga atención en cada línea de los libros contables de la empresa, una tarea que manualmente permite el error humano como un factor a considerar. La transferencia de datos con la conexión directa al Host del banco permite que se sincronicen los datos de manera automática garantiza que la empresa esté informada de cada movimiento realizado en tiempo real, así como la simplificación del trabajo al dejar que el software destinado a la gestión de tesorería se encargue de realizar estos procesos.
La tecnología nos ha permitido optimizar esas tareas que, aunque sean repetitivas, son indispensable para el correcto funcionamiento de un negocio. Es así que la mejor recomendación es automatizar el proceso de conciliación bancaria.
Solución para conciliación bancaria
Dado que la automatización requiere un software para conciliación bancaria, ésta provoca una mejor inmediata en los procesos contables de cualquier empresa al otorgar la posibilidad de configurar por completo los esquemas realizando las tareas propias de la tesorería de manera inmediata.
El software para conciliación bancaria que Saccsa ha desarrollado específicamente para esta operacion otorga múltiples beneficios que dan resultados de inmediato automatizando procesos como:
- Conciliación bancaria automática: Realizar una conciliación automática entre los movimientos registrados en la empresa y los de las cuentas bancarias asociadas.
- Conciliación manual: En caso de existir extractos bancarios que por su naturaleza no pueden ser identificados y conciliados automáticamente, el sistema ayuda en su identificación con los datos obtenidos en los libros digitales y concilia con datos previamente obtenidos con la finalidad de que los administradores puedan organizarlos y registrarlos debidamente, detectando de inmediato estos datos.
- Pago automatizado a clientes y proveedores: Se pueden automatizar de igual manera el pago de facturas a pagar y realizar el asiento contable de pago para ser conciliado en un mismo periodo.
- Recordatorio de pagos a clientes: Se pueden enviar de forma automatizada recordatorio de pagos y facturas vencidas a clientes y proveedores para mantener el contacto con estos.
- Saldos abiertos: Se pueden visualizar las facturas o cobros sin conciliar o pendientes de cobro o pago.
- Conexión Host to Host de bancos: Conectar y cargar de manera automática tu extracto bancario con tu software de conciliación bancaria y base de datos.
- Importar los datos: Se pueden exportar los reportes y datos previos desde archivos a formatos como CSV y Excel.
- Alertar sobre errores: El software de Saccsa identifica de inmediato movimientos o saldos que no coinciden entre los reportes bancarios y tu seguimiento contable.
- Realización de reportes: Con el fin de tener un panorama constante sobre las finanzas de la empresa, el software de Saccsa para conciliación bancaria realiza reportes constantes acerca de la operaciones financieras hechas en un periodo determinado.
Añadido a esto, el software de Saccsa a través de sus módulos de operación valida los registros contables junto a los bancarios con los datos y coteja todo el flujo de efectivo de tal manera que se puedan verificar los extractos bancarios con exactitud evitando errores antes de que generen algún problema.
